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03月10日

安全第一 保护office文档安全小技巧

  Office 2003是目前最为实用的办公自动化软件之一,当我们把office2003安装程序从官方下载好之后,通过里面的程序打开Word、Excel等文档时,会在文档中附存有很多个人信息,例如作者、注释、创建日期等等。如果把含有这些信息的文档发送给别人时,那么则可能会引起不必要的麻烦。

  对此,微软发布了一款名为“删除隐藏数据工具”的小软件,用它可以彻底清除OFFICE XP/2003文档的附加信息。

  首先下载并安装该工具。安装好之后,我们启动Office中的任一软件,例如Word,打开其“文件”菜单,你会发现里面多出了一个“删除隐藏数据”的命令。现在我们就可以打开要清除的文档,然后单击该命令,程序即会弹出一个向导窗口。八哥网(http://www.it8g.com)提醒大家向导第一步就是要求用户重新选择一个版本,单击“浏览”按钮设置保存的位置和名称,然后单击“下一步”,这样向导即开始检查隐藏数据,稍结束后单击“完成”按钮即会打开一个操作日志窗口,提示找到和删除的信息。这时我们只需要把修改时重新保存的文档发送给客户即可,而原文档自己保留,因为里面的个人信息并没有丢失。

  另外在使用该工具清作文档隐私时,对于新建的未保存的文档是无法直接操作的,必须先保存一份原本,然后在修改时另存一份,并在重新保存的文件基本上进行清除。